Tid är pengar sägs det ju och detta gäller inte minst ditt företags avtalshantering. Mycket tid och energi går åt till att hantera avtalslösningar inom olika finansiella områden. Bättre rutiner och en smartare mjukvara är bara två exempel på hur ett företag kan sköta allt vad dokument och avtal heter på ett kostnadseffektivt sätt.

Vad handlar avtalshantering om?

Grunden till ett företags finansiella stomme är ofta kvalitén på de avtal som styr företagets kärnverksamhet. Det kan handla om allt från avtal gällande hyra och utrustning till tjänste- och anställningsavtal av diverse karaktär. Avtalshantering är kort och gott hur ett företag sköter alla dessa dokument med hjälp av sökbara system, rapporter, mallar, statistik och mer eller mindre effektiva arbetsrutiner. Avtalshantering anses vara en naturlig del av ett företags interna system men det är inte alltid som vikten av smartare avtalshantering kopplas till ökade intäkter, lägre omkostnader och en bättre arbetskvalitet.

 

Fördelar med smartare avtalshantering


Ett unifierat avtalssystem är i det närmaste synonymt med smart avtalshantering. Förvånansvärt nog är det många företag som saknar en samlad överblick av sin avtalsverksamhet, vilket oftast leder till att en hel del pengar förloras varje år.

Att skapa avtal tar tid, även för en rutinerad avtalshanterare. I många fall är det samma typ av kontrakt med återkommande innehåll som skrivs och trycks ut. Att kopiera och klistra in gammalt innehåll i nya kontrakt är ett vanligt sätt att spara tid men det är inte nödvändigtvis ett särskilt bra eller effektivt sätt.

Ett nästan pinsamt enkelt sätt att effektivisera ditt företags avtalshantering är genom att införa standardmallar. Anställningsavtal, tjänsteavtal och köpeavtal brukar förnyas år efter år utan några större förändringar. Genom att skapa en standardmall sparar du den del av innehållet som inte behöver ändras varje gång. På så vis slipper du granska alla delar av avtalet efter varje nytt utkast. Självklart finns det mer komplexa avtal som kräver en högre grad av granskning men enklare leverantörsavtal kan man enkelt effektivisera med hjälp av standardiserade mallar. Detta är både till fördel för företaget och leverantören.


Hur kan man åstadkomma en effektiviserad avtalshantering?


Underskatta inte vikten av ett bra avtalshanteringsprogram. På marknaden finns flera alternativ som underlättar inventeringsarbetet genom att skapa hela system som på ett strukturerat sätt hjälper företag att hålla koll på leverantörer och leverantörsavtal. Mycket av arbetet med avtalshantering kan systematiseras med modern mjukvara som inte bara skapar ett enda arkiv för dina avtal, utan också hjälper till att höja kvalitén på ramverket i dina avtal.

Signering är en annan aspekt av avtalshantering som med fördel kan effektiviseras via digitala lösningar. Manuell signering tar tid eftersom alla sidor ska skrivas ut, skickas (kanske till och med utomlands), signeras och skickas tillbaka. Den här processen kan bli ännu mer tidsödande om det är flera personer som ska skriva under avtalet. Med elektroniska signaturer kan man skära ner hanteringstiden avsevärt och samtidigt spara på utskriftskostnader, manuell arbetskraft och, viktigast av allt, miljön. Elektroniska signaturer är dessutom juridiskt bindande i enlighet med EU:s lagar och USA:s internationella handelsförordningar.